Como ter disciplina no home office

Quem nunca tinha ouvido falar em “trabalho em casa”, ou home office, que é como o termo se consagrou nos EUA e boa parte do mundo, agora já não tem como não conhecê-lo. Mais do que isso, muita gente se viu obrigada a aderir à modalidade.

Também não é possível ignorar como esse tipo de decisão, seja por parte das empresas e empregadores ou dos próprios colaboradores que acabam vendo algumas vantagens, pode impactar bastante as partes envolvidas.

A verdade é que se trata de uma decisão muito séria, que pode envolver alguns detalhes que nem sempre são levados em conta num primeiro momento. Por exemplo, o funcionário certamente vai economizar o tempo que gastava em transporte e deslocamento.

Por outro lado, segundo pesquisa realizada pela Robert Half, mesmo trabalhando mais do que antes, mais de 85% dos profissionais que hoje atuam como home office gostariam de continuar atuando assim nos próximos meses e anos.

O detalhe está na passagem sobre “mesmo trabalhando mais”, que pode passar despercebida por alguns que leem a pesquisa. A verdade é que, visto com mais atenção, 52% das pessoas acreditam que trabalham até quatro horas a mais em casa.

É muita coisa, não é mesmo? Em termos de quantidade de funcionários, trata-se de um a cada dois; em termos de horas, é como incluir a metade de uma segunda jornada no seu dia. Aí é que surgem desafios para os dois lados.

Também é nesse cenário que os gestores e os próprios funcionários precisam se perguntar: como fazer para que todos tenham mais disciplina, sem que precisem realmente trabalhar a mais para isso?

A questão da disciplina e de tudo que abordaremos neste artigo se torna importante pois, apesar dos desafios e do sentimento de novidade, realmente o home office oferece uma série de vantagens, o que deve torná-lo uma tendência crescente.

Ou seja, cada vez mais essa realidade vai se impor e exigir que as pessoas se adaptem.  Essa aposta, aliás, já foi endossada por outro estudo, que diz que realmente cerca de 30% das empresas deverão aderir à modalidade nos próximos meses.

Isso inclui iniciativa privada, mas também empresas públicas e do setor burocrático. Os dados foram levantados pela Fundação Getúlio Vargas, na pesquisa “Tendências de Marketing e Tecnologia 2020: Humanidade Redefinida e os Novos Negócios”.

Então, para compreender melhor como você pode ter mais disciplina e quais estratégias seguir para que seu cérebro, e até seu corpo, adequem-se a esses novos desafios, siga adiante.

A importância do planejamento

Tudo na vida é questão de planejamento, não é mesmo? Com o home office e os desafios que a vida moderna nos impõe não é diferente.

Se você trabalha com algum tipo de demanda que não exige tanto da sua produção imediata, como terceirização contábil, certamente você vai poder determinar o horário em que prefere trabalhar, seja de manhã, de tarde ou de noite.

É diferente, por exemplo, da pessoa que lida com o comercial e precisa atender chamadas a qualquer hora do dia. O desafio é que quanto mais personalizável ou customizável for sua atividade, maior é a probabilidade de você perder a disciplina.

Aí é que entra o papel do planejamento, que é importante sobretudo para evitar crises de ansiedade e problemas similares. Afinal, o problema não está em você parar depois do almoço para descansar um pouco, ou mesmo em sair para dar uma volta.

É até possível que você decida tomar um café ou um sorvete após o almoço, indo até o centro comercial mais próximo da sua residência. A questão é que isso não pode ser uma decisão de impulso, mas algo já previsto em sua agenda, algo já planejado.

Se as demandas são urgentes, como no exemplo de quem atende chamadas, ou mesmo algo mais urgente como sistema de incêndio, o planejamento se torna ainda mais importante.

Neste caso, para manter a disciplina você realmente precisará transpor para sua casa a cultura que praticava na empresa, conscientizando-se de que agora você vai precisar ser o seu próprio patrão.

Qual é o papel da tecnologia nisso tudo?

Quem já fez ou está fazendo home office certamente sentiu o peso da mudança nos primeiros dias. Afinal, é bem diferente chegar num escritório e ver a rotina acontecendo por automatismo, e simplesmente ligar o computador em casa, sozinho.

As teorias de team building(termo para “consolidação de equipe”, que lida com atividades presenciais que reforçam as relações entre pessoas) estão aí para comprovar o quanto o reforço da maioria pode ajudar uma pessoa a ir para frente.

Então, mantenha a calma, pois é normal que demore algumas semanas até cada um se adaptar e encontrar seu próprio estilo de trabalho, sem a influência imediata de colegas ou de gestores da empresa.

Com o tempo é perfeitamente possível encontrar maneiras de se tornar tão disciplinado, ou até mais disciplinado do que antes. Além do mais, o home office não significa solidão, já que a tecnologia é uma das grandes promotoras desse estilo de trabalho.

Certamente, se não fossem os gerenciadores de e-mail, os programas online de gestão de trabalho em equipe, as plataformas de videoconferência e todo arsenal tecnológico que as empresas utilizam para aplicar o home office, ele seria impensável.

No caso da empresa de serviços contábeis, por exemplo, a verdade é que praticamente todas, ou literalmente todas as atividades que eram feitas no computador do escritório, simplesmente podem ser feitas no computador de casa.

A ideia aqui é você aprender a utilizar a tecnologia a seu favor, lançando mão de programas que fazem a gestão da sua agenda, conforme veremos adiante. Assim, nossa disciplina não fica dependendo apenas de “pensamentos positivos”, mas de método.

Programas práticos que podem ajudar

Um modo eficiente de se cobrar é criando recursos e meios objetivos para isso. O que não faz nenhum sentido é começar o dia sem saber o que vai ser feito dali em diante, ou mesmo acabar o dia e se arrepender por não ter entregado o que deveria.

Agora imagine se você trabalha com assessoria trabalhistae se esqueceu de fazer aquela ligação indispensável que colocaria seu cliente e um advogado em contato. Ou pior, se para não esquecer você ficou o dia inteiro pensando somente nisso.

Nenhuma das alternativas vai ser produtiva, além do que ter disciplina não é apenas “ficar se cobrando”. Ter disciplina é, no fim das contas, garantir que aquilo que precisava acontecer, aconteça, e da melhor maneira possível.

Essa “melhor maneira” inclui sua tranquilidade diária. Então, se a tecnologia é uma das promotoras do home office, utilize você mesmo ela a seu favor. A primeira dica de ouro é usar uma agenda digital, que funcione pela nuvem.

Hoje a maioria dos e-mails gratuitos já oferece uma integração com sua agenda, que pode ser aberta do computador, do celular ou até do tablet. Esse tipo de automatização avisa sempre que houver algo para ser feito ou entregue, por exemplo:

• Horário de reuniões fixas;

• Marcação de reuniões esporádicas;

• Ligações importantes a fazer;

• Deadline de relatório e projetos;

• E-mails a serem disparados;

• Entre outros afazeres.

Se você trabalha com etiquetas personalizadas, seu trabalho precisa ser dividido entre demandas, pois haverá vários clientes sendo atendidos ao mesmo tempo. A maneira de manter a disciplina é “terceirizando” a cobrança para uma agenda digital.

Outros programinhas igualmente úteis podem incluir despertador, para lembrá-lo de algo como se fosse um relógio apitando. E até mesmo bloqueador de redes sociais, para você não dispersar.

Afinal, fazer ou não pausas regulares?

Por fim, não é possível falar sobre trabalho sem falar sobre descanso. Na verdade, saber fazer pausas é tão importante quanto saber manter o foco.

Como vimos acima, crises de ansiedade e até de angústia precisam ser evitadas. Quem já trabalhou com treinamento CIPA(sigla para a Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) sabe como até acidentes podem ocorrer por falta de descanso.

Hoje já se fala muito na Síndrome de Burnout, que nada mais é que um esgotamento profissional que gera distúrbios emocionais nas pessoas. A verdade é que trabalhar sem parar diminui a produtividade, pois gera desgaste contínuo.

Esse ponto ainda pode resolver outro desafio: o de quem divide a casa com mais alguém, sejam filhos, cônjuges ou mesmo amigos. Que tal combinar com essa pessoa quantas pausas vocês vão fazer, e assim ninguém interrompe a produtividade do outro?

Outra dica que ajuda na produtividade e não compromete a disciplina é o alinhamento com os demais membros da equipe, os colegas de trabalho.

No caso de uma empresa de portariaremota, por exemplo, que sempre precisa ter alguém disponível, é só combinar com outro funcionário e revezar, assim ambos conseguem parar sempre que necessário.

Com isso vemos como o home office tem se tornado uma tendência. E como é possível manter a disciplina nessa modalidade de trabalho, por meio de dicas práticas e fáceis de realizar.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.