Como agências de publicidade podem se adaptar a jornada de home office!

O home office foi uma medida preventiva, não somente das agências de publicidade, mas de inúmeras empresas no início do ano de 2020, por conta da pandemia. O que para algumas já era uma realidade, para outras foi uma surpresa, e esse processo de transição trouxe inúmeras dificuldades e aprendizados para o setor. 

E o que se tornou primordial em equipes que passaram a operar de forma remota, foi a organização, gerenciamento de equipes, tarefas, gerenciamento de tempo e também o controle de jornada. 

Entenda os benefícios dessa mudança e como as agências de publicidade podem usufruir dessa adaptação aumentando a sua performance. 

Benefícios do home office

O home office não é um sistema novo de trabalho, inclusive muitos profissionais da área criativa já trabalhavam dentro desse modelo de trabalho, ou por meio do trabalho remoto. O que mudou, é que as empresas passaram a ter uma nova visão sobre esse tipo de sistema, entendendo que há sim muitos benefícios para ambas as partes. 

São eles:

Economia de recursos

Com os colaboradores trabalhando 100% do tempo em casa, a estrutura física da agência e seus gastos diminuíram consideravelmente. Gastos com luz, água, internet, manutenção, entre outros, já não ficam sob as responsabilidades da empresa. 

O que agências e empresas de todos os ramos podem fazer, como forma de ajudar os colaboradores que agora estão absorvendo esses gastos em casa, é acrescentar um valor na folha de pagamento dos funcionários equivalente a esse auxílio.

Dessa forma, a empresa continua economizando uma quantia relevante, e o funcionário não sente esse gasto de forma drástica em suas contas recorrentes. E averiguar se todos possuem as condições e estruturas necessárias para desempenhar suas funções em casa. Caso não tenham essas condições, enviar os materiais e equipamentos que precisam. 

Tempo

O deslocamento da casa até a empresa é uma das atividades diárias que mais gastam o tempo do funcionário. E para quem é morador de grandes metrópoles, que possuem um trânsito caótico, como São Paulo, o estresse no trânsito também fazia parte desse cotidiano.

Ter mais tempo em casa e menos chances de se atrasar no trabalho, é um dos principais atrativos no sistema home office. Os líderes não precisam se preocupar com atrasos frequentes, tendo mais eficiência no time, e os colaboradores possuem mais tempo para executar suas rotinas com mais calma. 

Aumento da produtividade

A produtividade, por ser algo muito individual, atinge cada colaborador de uma forma diferente. O que é possível de perceber no mercado criativo é que sem os barulhos e as distrações do escritório, entrar em um ritmo de trabalho mais acelerado em casa é mais fácil.

No entanto, se na casa do colaborador houverem mais distrações que o próprio escritório, essa concentração pode ser difícil de ser alcançada. Por isso, cabe aos líderes entenderem a situação de cada funcionário para oferecer o suporte necessário quando possível.

Possibilidade de contratações diversas

Possui dificuldade em encontrar profissionais qualificados na região em que a agência é estabelecida? Pois o home office permite a contratação de pessoas de qualquer parte do Brasil!

Essa é uma das formas da empresa aumentar o quadro de diversidade dentro da própria empresa, e também de contratar pessoas com maior agilidade, já que não é necessário limitar-se a apenas uma região.

Redução de desperdício de recursos

Sem a necessidade de deslocamento dos colaboradores, há uma menor emissão dos gases poluentes causados pelos automóveis e uma economia financeira com os gastos em transportes. 

E como os processos burocráticos e de documentação, passam a serem feitos 100% online, a empresa gasta menos papéis e recursos.  

Benefícios do home office para o colaborador

A maior parte dos benefícios para o colaborador, são derivados do ganho de tempo, já que não precisam se deslocar para o trabalho. Alguns desse benefícios são:

Flexibilidade

A flexibilidade de horários é um benefício que precisa ser acordado com a empresa. Mas dentro de um sistema de trabalho home office, em que o colaborador possui mais tempo para fazer as suas demandas fora do trabalho, já é possível ter uma flexibilidade de horários muito maior do que quando trabalhando presencialmente. 

Organização na vida pessoal

Com mais tempo em casa, é possível o colaborador organizar suas tarefas fora do trabalho, para ter uma semana mais tranquila. E essa organização pode acarretar em uma economia financeira. Tanto pelos cortes de gastos com transporte e alimentação fora de casa, assim como atividades que seriam terceirizadas e que podem ser feitas pela própria pessoa.

E todos esses benefícios só são possíveis, se a empresa e os colaboradores conseguirem se adaptar. Para isso é necessário um acompanhamento diário e o uso de ferramentas que também sejam feitas para esse tipo de sistema. 

A adaptação ao home office

Para algumas agências, que possuem trabalhos mais voltados para mídias off, a adaptação ao home office pode ter sido mais complexa. Mas até para quem desenvolve materiais voltados para o off, plataformas de gerenciamento são essenciais para a organização e execução do trabalho. 

Conheça algumas delas.

Plataformas para gerenciar equipes no home office

Gerenciamento de tarefas

• Runrunit: o Runrunit é uma plataforma voltada para agências de publicidade. Ele segue o modelo Kanban e permite o gerenciamento de tempo das tarefas também direto pela plataforma. 

• Trello: o Trello é uma solução muito conhecida, que também funciona no modelo Kanban. Pode ser uma solução mais em conta para agências menores.

Gestão de pessoas

• Pontomais: a Pontomais é a plataforma de controle de ponto mais completa da América do Sul e 100% digital, ou seja, ótima para o Home Office! Por meio dela, é possível ter o controle total da jornada de trabalho de cada colaborador, aprovar solicitações de ajustes de ponto, e muito mais. Para gestores que buscam ter uma visão mais clara e completa da jornada de trabalho de cada colaborador, é a plataforma perfeita. 

Gestão de arquivos

• Google Workspace: o Google Workspace ou Google Drive é uma ótima plataforma para salvar e centralizar os arquivos dos colaboradores de forma remota. Ele funciona como uma nuvem em que você pode acessar de qualquer lugar, basta ter internet.

E além de todas essas ferramentas para o gerenciamento de projetos e tarefas, é importante se manter dentro da lei. Para isso, é necessário um bom sistema de controle de ponto!

Tenha um bom sistema de controle de ponto!

As Portarias 1510 e 373 são as responsáveis por regulamentar o uso de sistemas de ponto alternativos e eletrônicos, dessa forma, se na sua empresa os colaboradores estão de forma 100% remota e você precisa de uma solução para esse tipo de modelo de trabalho, a Pontomais pode ser a plataforma certa para a sua agência. 

Com ela os gestores conseguem acompanhar a jornada de trabalho dos seus colaboradores a qualquer momento, verificar quem está fazendo horas extras em excesso e quem precisa fazer ajustes ou abonos de ponto. 

Isso tudo, além dos mais de 20 relatórios gerenciais que a plataforma permite que você extraia e as informações de geolocalização nas batidas de ponto. 

Se adapte da melhor forma ao home office e fique 100% dentro da lei com a Pontomais!